| Cel | Dostarczanie platformy GRC SaaS: tworzenie kont Dzierżawców, zarządzanie uwierzytelnianiem i autoryzacją, realizacja logiki przepływów pracy KSC/NIS2, generowanie dzienników audytu, tworzenie raportów. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędne do wykonania umowy subskrypcyjnej. |
| Kategorie danych osobowych | Adres e-mail; imię (opcjonalne); skrót hasła (Argon2id); sekret TOTP (zaszyfrowany AES); identyfikator i klucz publiczny WebAuthn; tokeny sesji; adres IP przy logowaniu; user-agent; preferencje języka i strefy czasowej; przypisania ról; dane kontaktowe do subskrypcji (NIP, e-mail rozliczeniowy). |
| Kategorie podmiotów danych | Dyrektorzy szkół, koordynatorzy IT, pracownicy JST i instytucji podległych zarejestrowani jako Użytkownicy; kontakty rozliczeniowe Dzierżawcy. |
| Rekordy szkoleń importowane z Irenly (paraKSCol) | Gdy Operator skonfigurował połączenie platformy z Irenly (jedno ustawienie całej platformy, IRENLY_API_TOKEN; import jest uruchamiany wyłącznie we wdrożeniu paraKSCol), codzienne zadanie pobiera z platformy szkoleniowej Irenly rekordy ukończenia kursów przez pracowników i zapisuje każdy u Dzierżawcy-szkoły o REGON-ie wskazanym w rekordzie: imię i nazwisko oraz adres e-mail uczestnika, kurs, czas ukończenia, wynik i link do certyfikatu. Obejmuje to także pracowników, którzy nigdy się nie logują; uczestnik jest wiązany z Użytkownikiem po adresie e-mail, jeśli taki istnieje. Rekordy z REGON-em bez Dzierżawcy są pomijane. Podstawa prawna: w analizie prawnej. |
| Odbiorcy | Pracownicy Operatora z dostępem do produkcji (MFA, dostęp rejestrowany, wiedza konieczna); Cloudflare, Inc. (CDN/WAF); Microsoft Corporation (powiadomienia e-mail); OVH Sp. z o.o. (hosting serwerów); netcup GmbH (runner CI kwartalnego testu odtworzenia). Pełna lista: /legal/subprocessors. |
| Miejsce i region | VPS w OVHcloud, Warszawa (Polska) dla Dzierżawców CyberZgodność EDU. Dane są przechowywane w UE; produkcja działa w Polsce. Kwartalny test odtworzenia odtwarza kopię bazy danych na runnerze CI w Wiedniu (Austria, UE; netcup GmbH) i usuwa ją po teście. |
| Okres retencji | Dane konta: czas trwania subskrypcji + 30 dni po rozwiązaniu. Dane rozliczeniowe: 5 lat (Ustawa o rachunkowości, art. 74). Dane sesji: w Redis, nie w bazie danych; sesja kończy się przy wylogowaniu, po 15 minutach bez żądania (domyślnie; Dzierżawca ustawia 5–480 minut) albo 8 godzin od zalogowania, a rekord wygasa w Redis najpóźniej po tych 8 godzinach. |
| Przekazywanie do państw trzecich | Brak dla danych biznesowych. SCC dla podwykonawców spoza UE/EOG. Szczegóły: /legal/subprocessors. |
| TOMs | Argon2id; szyfrowanie LUKS i Vault; TLS 1.3; obowiązkowe MFA dla kont z hasłem (konta SSO podlegają dostawcy tożsamości Administratora); FORCE RLS PostgreSQL; cookie Secure; HttpOnly; SameSite=Lax. |
| Wymagana DPIA | Nie — standardowe zarządzanie kontami B2B/B2G SaaS; brak danych szczególnych kategorii. Weryfikacja corocznie. |
| Cel | Prowadzenie wykrywającego manipulacje, append-only dziennika audytu per Dzierżawca dla: (a) wspierania obowiązków compliance KSC/NIS2; (b) umożliwienia dochodzenia incydentów; (c) zapewnienia audytorom i organom nadzorczym weryfikowalnych dowodów. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Operatora i Dzierżawcy. |
| Ocena uzasadnionego interesu (LIA) | Test celu: Operator i Dzierżawca (szkoła / JST) mają rzeczywisty interes regulacyjny (KSC, NIS2) w wykrywającym manipulacje rejestrze. Test konieczności: łańcuch skrótów SHA-256 jest minimum koniecznym. Test ważenia: podmioty danych to pracownicy w roli zawodowej — rozsądnie oczekiwaliby rejestrowania działań służbowych; interes Operatora i Dzierżawcy przewyższa interesy prywatności podmiotów. |
| Kategorie danych osobowych | Identyfikator Użytkownika; adres e-mail; adres IP; user-agent; kod działania; typ i identyfikator obiektu; podsumowania stanu; znacznik czasu; skrót SHA-256. |
| Kategorie podmiotów danych | Użytkownicy platformy (pracownicy Dzierżawcy) wykonujący działania w systemie. |
| Odbiorcy | Dzierżawca (własny dziennik audytu); organy nadzorcze (CSIRT, UODO) na żądanie; pracownicy Operatora przy incydentach. |
| Okres retencji | Cały okres istnienia konta Dzierżawcy — nie krócej niż wymagają przepisy KSC/NIS2. Rekordy audytu są tylko-do-dopisu i zabezpieczone łańcuchem skrótów, więc nie są usuwane w oknie kroczącym. |
| TOMs | Rola DB audit_writer (INSERT i SELECT; bez UPDATE i DELETE); FORCE RLS; łańcuch SHA-256; pseudonimizacja przy prawach RODO. |
| Wymagana DPIA | Na granicy — systematyczne monitorowanie pracowników (art. 35 ust. 3 lit. c). Przeprowadzona LIA powyżej. Coroczna rewizja. |
| Cel | Wysyłanie powiadomień transakcyjnych: zaproszenia do platformy, alerty o terminie zadania kontrolnego, powiadamianie o incydencie (24h/72h/30d timer), weryfikacja e-mail, reset hasła, alerty bezpieczeństwa, raporty zaplanowane przez Dzierżawcę, kwartalny raport dla CISO. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — niezbędne do wykonania umowy. |
| Kategorie danych osobowych | Adres e-mail odbiorcy; imię (jeśli dostępne); treść powiadomienia; przy raporcie zaplanowanym przez Dzierżawcę — plik raportu w załączniku (eksport raportu niestandardowego na adres wybrany przez Dzierżawcę albo raport KSC w PDF do imiennie wybranych członków Dzierżawcy, każdemu w granicach jego uprawnień; przy kwartalnym raporcie dla CISO, wysyłanym przez Operatora aktywnym administratorom Dzierżawcy — PDF w załączniku). |
| Kategorie podmiotów danych | Użytkownicy platformy. |
| Odbiorcy | Microsoft Corporation (Graph API — wysyłka e-mail); serwer pocztowy odbiorcy. |
| Okres retencji | Platforma nie przechowuje kopii wysłanych wiadomości e-mail — nie istnieje tabela powiadomień, więc po wysyłce nie jest zachowywana ani treść, ani adres odbiorcy — z wyjątkiem harmonogramu raportu niestandardowego, który przechowuje adres docelowy (ScheduledReport.delivery_target), dopóki harmonogram istnieje. Wiele wysyłek jest odnotowywanych w dzienniku audytu Dzierżawcy — identyfikatorem użytkownika odbiorcy albo, dla adresu bez konta, kluczowanym odnośnikiem pseudonimowym (HMAC), nigdy adresem ani treścią — np. przypomnienia o wygasających wyjątkach i terminach przypisanych wymagań, powiadomienia dla oceniających dostawców, przypomnienia o terminach incydentów, kwartalny raport dla CISO (report.quarterly_dispatched) oraz każde doręczenie zaplanowanego raportu KSC (report.ksc_schedule.delivered). Te wiersze są przechowywane tak jak dziennik audytu. Microsoft jako dostawca poczty prowadzi własne logi dostarczania na własnych warunkach. |
| Wymagana DPIA | Nie. |
| Cel | Wystawianie faktur, kontrola płatności, obsługa zamówień publicznych (JST/szkoły), korespondencja rozliczeniowa. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (Ustawa o rachunkowości, Ustawa o podatku od towarów i usług). |
| Kategorie danych osobowych | NIP Dzierżawcy; adres e-mail do faktury; imię, nazwisko i funkcja osoby kontaktowej; adres siedziby; kwoty transakcji. |
| Kategorie podmiotów danych | Kontakty rozliczeniowe Dzierżawcy (osoby fizyczne lub reprezentanci osób prawnych). |
| Odbiorcy | Pracownicy Operatora (księgowość); biuro księgowe [DO UZUPEŁNIENIA: jeśli zewnętrzne]; urzędy skarbowe na żądanie. |
| Okres retencji | 5 lat od końca roku obrotowego (Ustawa o rachunkowości art. 74). |
| Wymagana DPIA | Nie. |
| Cel | Wysyłanie biuletynu produktowego, informacji o aktualizacjach, zaprosień na webinary. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda; można wycofać w dowolnym momencie przez link unsubscribe lub e-mail do Operatora. |
| Kategorie danych osobowych | Adres e-mail; imię (opcjonalne); preferencje komunikacji. |
| Kategorie podmiotów danych | Subskrybenci biuletynu (Użytkownicy platformy lub osoby z formularza na stronie marketingowej). |
| Odbiorcy | Microsoft Corporation (wysyłka e-mail przez Graph API). |
| Okres retencji | Do wycofania zgody; dane usuwane w ciągu 30 dni od rezygnacji. |
| Wymagana DPIA | Nie. |
| Cel | Wykrywanie i zapobieganie nieautoryzowanemu dostępowi, atakom brute-force, nadwużyciom API, incydentom bezpieczeństwa. |
| Podstawa prawna | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes (ochrona systemu i danych Dzierżawców). |
| Kategorie danych osobowych | Adres IP, user-agent, znaczniki czasu, kody błędów, próby logowania (nieudane i udane); rekordy ograniczania prób logowania (identyfikator podany przy logowaniu, zwykle adres e-mail, z adresem IP (dla klienta IPv6 adresem sieci /64, nie dokładnym adresem) i user-agentem każdego logowania i nieudanej próby). |
| Kategorie podmiotów danych | Wszystkie osoby wysyłające żądania do platformy (Użytkownicy + potencjalni atakujący). |
| Odbiorcy | Cloudflare (brzeg sieci: ochrona DDoS, WAF i reguły ograniczania liczby żądań); pracownicy Operatora przy analizie incydentów. |
| Okres retencji | Zdarzenia bezpieczeństwa zapisane w dzienniku audytu (w tym adres IP i user-agent): cały okres istnienia konta Dzierżawcy — dziennik jest tylko-do-dopisu i nie istnieje automatyczne usuwanie. Rekordy incydentów: również przez okres istnienia konta Dzierżawcy, bez automatycznego usuwania. Logi kontenerów na serwerze: rotowane według rozmiaru zgodnie z konfiguracją serwera (trzy pliki po 10 MB na kontener), więc są nadpisywane, a nie przechowywane przez określony czas; nie stosuje się do nich limitu czasowego. Rekordy ograniczania prób logowania są przechowywane poza magazynem audytowym i usuwane 30 dni po próbie (codzienne usuwanie), a niezwłocznie przy usunięciu konta; 30 dni odpowiada okresowi przechowywania zaszyfrowanych kopii zapasowych, w których i tak pozostają przez ten czas. |
| Wymagana DPIA | Nie — minimalizacja danych; brak profilowania; dane techniczne. |
| ID | Czynność | Podstawa prawna | Retencja | DPIA |
|---|---|---|---|---|
CZ-001 | Świadczenie Usługi | Art. 6(1)(b) | Czas subskrypcji + 30 dni | Nie |
CZ-002 | Dziennik audytu | Art. 6(1)(f) | Okres istnienia konta Dzierżawcy | Na granicy — LIA przeprowadzona |
CZ-003 | Powiadomienia e-mail | Art. 6(1)(b) | Brak kopii wysłanych wiadomości; wiersze dziennika audytu odnotowujące wysyłki — jak dziennik audytu | Nie |
CZ-004 | Rozliczenia | Art. 6(1)(c) | 5 lat | Nie |
CZ-005 | Marketing | Art. 6(1)(a) | Do wycofania zgody | Nie |
CZ-006 | Bezpieczeństwo systemu | Art. 6(1)(f) | Okres istnienia konta Dzierżawcy; logi kontenerów rotowane według rozmiaru | Nie |